Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

The Black Swan GmbH
Im Mediapark 5
50670 Köln
Deutschland

E-Mail: team@OkaySendIt.com
Telefon: +49 (0)221 789 601 63

2. Erhobene Daten und Zweck der Verarbeitung

Registrierung und Account

Bei der Registrierung erheben wir Ihre E-Mail-Adresse, den Firmennamen sowie optionale Angaben wie Adresse, Branche und Rechnungsdaten. Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung und Abrechnung des Dienstes verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Newsletter-Versand

Zur Nutzung der Newsletter-Funktion speichern wir die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte sowie die von Ihnen erstellten Inhalte. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Ihrem Auftrag. Sie sind als Nutzer von OkaySendIt der datenschutzrechtlich Verantwortliche gegenüber Ihren eigenen Kontakten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

SMTP-Zugangsdaten

Wenn Sie eigene SMTP-Zugangsdaten hinterlegen, werden diese verschlüsselt in unserer Datenbank gespeichert und ausschließlich für den Versand Ihrer Newsletter verwendet.

Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch folgende Daten erfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer-URL sowie Browser-Typ und -Version. Diese Daten werden für maximal 7 Tage gespeichert und ausschließlich zur Gewährleistung des sicheren Betriebs verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Cookies und Sitzungen

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies zur Authentifizierung eingeloggter Nutzer. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

3. Anmeldung per Google (OAuth)

Sie können sich optional über Ihr Google-Konto registrieren bzw. anmelden. Dabei wird Ihre bei Google hinterlegte E-Mail-Adresse übertragen und in unserem System gespeichert. Wir erhalten keinen Zugang zu Ihrem Google-Passwort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

4. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, außer wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. Zahlungsabwicklung per Rechnung) oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU findet nicht statt.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie Ihr Account aktiv ist oder wie es für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Nach Kündigung Ihres Accounts werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen für 10 Jahre gemäß § 147 AO).

6. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: team@OkaySendIt.com

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Nordrhein-Westfalen ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW.

7. Datensicherheit

Unsere Website wird über HTTPS betrieben. Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert und sind für uns nicht einsehbar.

8. Auftragsverarbeitung (AVV)

Soweit Sie OkaySendIt nutzen, um Kontakte zu verwalten und Newsletter zu versenden, verarbeiten wir personenbezogene Daten Ihrer Kontakte in Ihrem Auftrag. Dies erfordert gemäß Art. 28 DSGVO den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV).

Den AVV stellen wir Ihnen nach der Registrierung direkt im Kundenbereich unter Konto → Benutzerprofil zum digitalen Unterzeichnen bereit.

Die Nutzung von OkaySendIt ist ohne einen unterzeichneten AVV nicht zulässig. Der AVV muss vor der ersten Erfassung oder dem Import von Kontakten abgeschlossen sein. Erst mit einem gültigen AVV dürfen personenbezogene Daten Ihrer Kontakte in unserem System verarbeitet werden.